دبیرخانه آنلابن یکی از مهمترین و کاربردی ترین واحد های موجود در هر سازمان می باشد که وظیفه ثبت ، ارسال و دریافت نامه ها را بر اساس روش های معین و تدوین شده بر عهده دارد.
در واقع دبیرخانه ها مسئول گردش نامه ها در هر سازمان هستند.
تفکیک نامه ها در مدیریت امور دفتری:
- عادی
- بازکردنی
- قابل کنترل
: - دریافت، کنترل نامه‌های وارده از نظر وجود امضا، ارتباط نامه با سازمان دریافت کننده و صحت تعداد پیوست‌ها (در صورت داشتن پیوست یا ضمایم).
- ارایه نامه به مقام یامسئول واحد اقدام کننده یا واحد مربوطه، جهت تعیین محل و نوع اقدام که در اصطلاح اداری (ارجاع) گفته می‌شود.
- پس از تعیین محل اقدام، نامه‌ها به متصدی ثبت نامه ( دفتر اندیکاتور یا کامپیوتر) جهت تعیین شماره و تاریخ وارده به سازمان داده می شود.
- ثبت در اندکس دبیرخانه (در سیستم های رایانه ای نیاز به ثبت در این دفتر نمی باشد).
- ثبت در دفتر ارسال و مراسلات و تحویل به واحد یا شخص اقدام کننده نامه وارده
- در مورد نامه‌های صادره نیز همین مراحل یعنی دریافت، ثبت و توزیع طی می‌شود.
علاوه بر وظایف فوق، یکسری وظایف نیز به عهده دبیرخانه آنلاین است که به پاره ای از آنها اشاره می‌شود:
- تایپ نامه و مقایسه آن با پیش نویس
- توزیع اطلاعیه‌ها و بخش نامه‌ها بین واحدهای ذیربط و مربوطه.
- تهیه برنامه ماشین‌نویس‌ها و تقسیم صحیح کار بین آنها.
- تهیه پیش نویس‌های ساده اداری مانند اعلام وصول نشریات.
- انجام امور چاپ و تکثیر
- پنجشنبه ۰۱ تیر ۰۲ ۱۳:۰۳
- ۷ بازديد
- ۰ نظر